Ticker File

Ticker File (File pengingat):

Merupakan salah satu alat pengingat bagi sekretaris dalam menjalankan tugasnya. Fungsinya tidak jauh berbeda dengan alat pengingat lain seperti kalender meja. Namun keterbatasan lembaran kertas kalender meja menjadi kekurangan. Sementara dengan adanya Ticker File, suatu kondisi dapat dicatat dan bila ada masalah atau mengalami perunahan, sekretaris dapat dengan mudah menggantinya.

Jadi, hal pertama yang perlu dilakukan bila ada meeting arrangement seperti situasi di atas, kita harus mengambil kotak Ticker File, dan langsung merujuk ke bulan acara yang bersangkutan (Mei) kemudian, setelah kita mendapatkan bulan acara kita masukkan perihal ke tanggal acara (tanggal 10). Hal lain yang perlu diketahui adalah dalam penulisan di Ticker File kita hendaknya menggunakan pensil, hal ini guna mempermudah untuk mengubah catatan bila ada masalah atau perubahan.

Kemudian setelah kita menerima dan mencatat undangan tersebut dalam Ticker File, yang terpenting yang selanjutnya harus dilakukan adalah menanyakan kesanggupan atau meminta kofirmasi dari pimpinan kita, apakah beliau dapat hadir atau tidak sebagai pembicara yang diinginkan oleh pengundang. Bila pimpinan kita menyanggupi, maka tidak ada masalah. Yang selanjutnya kita lakukan adalah menyiapkan perjalanan pimpinan kita ke tempat tujuan, hendaknya dilakukan sesegera mungkin setelah kita mengetahui bahwa pimpinan menynggupi undangan tersebut. Namun bila acara tersebut bentrok dengan acara penting lainnya kita harus membicarakannya lebih lanjut dengan pihak mengundang untuk mendapatkan solusinya. Dan kita bisa dengan mudah mengubah memo yang kita buat tadi di Ticker File.